Verwaltung von Genehmigungsbescheiden

Die Anforderungen

Werden von der Behörde Genehmigungsbescheide (bzw. Bewilligungen, Erlaubnisse oder ähnliche Dokumente) erlassen, so hat das Unternehmen sicherzustellen, dass diese dauerhaft eingehalten werden.
Neben der in §9 und 130 OWiG gesetzlich definierten Kontroll- und Aufsichtspflicht für Geschäftsführer, Werksleiter oder Abteilungsleiter, sind auch Beauftragte für Immissionsschutz, Gewässerschutz, Abfall und Störfall entsprechenden den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen dafür verantwortlich, die in den Genehmigungsbescheiden definierten Bedingungen und Nebenbestimmungen zu überwachen.

Die Lösung

In der gutwin-Software können Sie alle Ihre Genehmigungsbescheide elektronisch erfassen und managen. Um die Einhaltung der Genehmigungsbedingungen und  Nebenbestimmungen sicherzustellen, können in der gutwin Software folgende Aktionen gesetzt werden:

• Elektronische Erfassung aller Genehmigungsbescheide und weiterer Genehmigungsdokumente
• Suchen und schnelles Auffinden von Genehmigungsdokumenten nach entsprechenden Anlagen, Objekten und Schlagworten
• Zuordnung von Nebenbestimmungen und Genehmigungsbedingungen zu Anlagen, Abteilungen oder Prozessen
• Zuweisung der Nebenbestimmungen und Genehmigungsbedingungen an verantwortliche Personen
• Festlegung von Prüffristen und E-Mail-Benachrichtigungen
• Bestätigung der Einhaltung durch die verantwortlichen Personen
• Dokumentation der Prüfergebnisse und Verfolgung von Abweichungen
• Planung und Ausführung der Kontroll- und Aufsichtspflicht durch Vorgesetzte.

Ihre Vorteile

• Sie haben alle Ihre Genehmigungsdokumente systematisch erfasst und den entsprechenden Bereichen zugeordnet.
• Sie haben jederzeit schnellen Zugriff auf alle Genehmigungsdokumente.
• Verantwortliche aus einzelnen Bereichen können sich einen guten Überblick über die in Ihrem Bereich relevanten Genehmigungsdokumente verschaffen.
• Die Delegation der Betreiberverantwortung an die relevanten Bereichsverantwortlichen wird transparent und rechtskonform durchgeführt.
• Vorgesetzte und Beauftragte können jederzeit Ihrer Kontroll- und Aufsichtspflicht nachkommen, indem sie in gutwin „auf Knopfdruck“ den Status der Einhaltung der Genehmigungsbedingungen und Nebenbestimmungen kontrollieren können.
• Vorgesetzte und Beauftragte können bei Feststellung von Abweichungen direkt in der Software Korrekturmaßnahmen veranlassen.
• Alle Nachweise über die Einhaltung von Nebenbestimmungen oder Auflagen aus Genehmigungsdokumenten (z.B. Prüfberichte) sind in der gutwin-Software elektronisch erfasst und sind bei Bedarf einfach und schnell verfügbar. Dies ist insbesondere bei standortübergreifenden Zuständigkeiten von Vorteil, da die Nachweisdokumente an jedem Ort einfach über die webbasierte gutwin Software abgerufen werden können.
• Geschäftsführer, Vorstände, Manager und Beauftragte minimieren ihr Haftungsrisiko durch eine gerichtsfeste Delegation der Betreiberpflichten aus Genehmigungen.

Zusatzmodul: Genehmigungsmanagement für Anlagen

Das Zusatzmodul gutwin Genehmigungsmanagement ermöglicht es, bereits im Planungsstadium die Änderungen bei den entsprechenden Anlagen und Gebäuden zu dokumentieren und alle für eine Genehmigung erforderlichen Dokumente strukturiert abzulegen. Für die Beantragung können diese dokumentierten Änderungen zu einem Genehmigungsantrag zusammengefasst werden.
Bei der Genehmigung können neben den Anlagenänderungen, die im Zuge dieses Verfahrens genehmigt werden sollten, alle für die Einreichung relevanten Unterlagen strukturiert abgelegt werden. Anhand des Status des Genehmigungsverfahrens ist jederzeit ersichtlich, welche Verfahren bei der Behörde noch anhängig sind und für welche der Anlagen noch keine rechtskräftige Genehmigung vorhanden ist.
Bei den einzelnen Anlagen und Gebäuden erhält man eine übersichtliche Historie der Änderungen, Genehmigungsanträgern und daraus resultierenden Genehmigungsbescheiden.